Zunehmende Komplexität und rasant wachsende Kompliziertheit

Die Komplexität unserer Arbeitsumgebung steigt. Komplexität hat ihre Ursache in den Anforderungen, die an Firmen und Mitarbeiter gestellt werden. Die gestiegenen Anforderungen sind zahlreicher und ändern sich schneller als je zuvor. Manchmal stehen sie in gegenseitigem Konflikt.

Und dann stehen sich Organisationen oft noch selbst im Weg: Es sind nicht mehr die einfachen Dinge, die täglich einer Lösung zugeführt werden. Themen überlagern sich. Es gibt Abhängigkeiten. Finale Lösungen stehen nicht fest. Selbst wenn offensichtliche Probleme behoben werden müssen, fällt es schwer, den Weg zur Lösung zu erkennen.

Wenn Komplexität dann in Kompliziertheit mündet, wird sie zum Problem. Firmen laufen in die sogenannte „Komplexitätsfalle“. Sie versuchen Komplexität mit den klassischen Mitteln – Strukturen, Prozessen, Methoden, Regeln und Rollen – zu lösen. Diese Mittel führen aber leider trotz gegenteiliger Erwartung in eine Sackgasse. Mit steigendem Organisationsgrad (und meist auch Bürokratie) wird die Fähigkeit von Firmen, auf Komplexität zu reagieren, abgewürgt. Manchmal kriegen solche Firmen dann gar nichts mehr hin. Die Anzahl der nicht zum Geschäftserfolg beitragenden Tätigkeiten nimmt exponentiell zu.

Es müssen immer mehr interne Reports geschrieben werden, Meeting reiht sich an Meeting, es bleibt immer weniger Zeit für produktive wertschöpfende Arbeit. Laut dem BCG Institute for Organization ist im Zeitraum von 1955 bis 2014 der Complicatedness Index um das 35-fache gestiegen. Während die Komplexität in Unternehmen um das Sechsfache zunahm. (Ich habe leider keine aktuelleren Zahlen.)

Die Komplexität an sich muss also gar nicht das zu bekämpfende Übel sein. Sie birgt sogar Chancen. Gewinner im direkten Wettbewerb sind heutzutage die Firmen, die mit Komplexität am besten umgehen können und eben gerade somit Wettbewerbsvorteile erzielen. Wenn es was zu bekämpfen gibt, dann ist es die Kompliziertheit.

Wir von sapiens42 erleben das bei unseren Kunden in Projekten. Lösungswege sind verstellt, überall gibt es Abhängigkeiten, es geht nichts voran und Abstimmungen sind nur schwer möglich.

Wie bewahrt man Handlungsfähigkeit? – Fünf Tipps

Aber wie kann man verhindern, dass die Dinge zu kompliziert werden? Nachfolgend fünf Tipps, die helfen können, die Handlungsfähigkeit zu bewahren und die Kompliziertheit zu reduzieren. Ihnen fallen sicher noch Weitere ein.

1) Denken Sie von der Situation zur Handlung, statt vom Problem zur Lösung

Nicht immer gibt es gleich eine finale Lösung. Es macht Sinn, die große Frage erst einmal auszuklammern. Klassisch stellen wir ein Problem fest und suchen nach der Lösung. Es ist einfacher, zunächst die Situation zu erkennen und zu beschreiben und daraus Handlungen abzuleiten. Es entstehen wiederum Situationen und auch daraus leitet man wieder Handlungen ab. Zwischen Situation und Handlung steht ein Lernprozess, der in einem gut funktionierenden Team sich stets verbessert und zu einer agilen Organisation führt. Der Ansatz von sapiens42 – „Fragen anders denken“ – hilft, eingefahrene Denkmuster zu überwinden.

2) Effektive Meetings

Effektive Teamarbeit erfordert effektive Meetings. Meetings sind dann effektiv, wenn sie nicht als Zeitverschwendung oder „Aussitzveranstaltung“ wahrgenommen werden. Mit einer angemessenen Vorbereitung, strukturierter Durchführung und einer sorgfältigen Nachbereitung können Meetings zu den besten Werkzeugen in der Projektarbeit, der Entscheidungsfindung und dem Erreichen von Zielen werden.

3) Entscheidungen treffen

Zu oft werden Entscheidungen immer noch weit oben in der „Unternehmenspyramide“ getroffen. Das kann lähmen. Viel besser ist es, die Entscheidung im Team zu treffen. D.h. auch die Personen einbeziehen, die zum Themengebiet passen. Und je klarer die Entscheidungskultur und -methoden sind, umso eher wird die Entscheidung von allen mitgetragen. Nur Mut. Es lohnt sich!

4) Informationsaustausch

Information ist der Schmierstoff in modernen Unternehmen. Wie ein Austausch stattfindet, dafür gibt es vielerlei Optionen. Wichtig ist jedoch, dass alle Mitarbeiter möglichst transparent und zeitnah informiert werden oder auf Informationen zugreifen können. Hierzu sind von Unternehmensseite die entsprechenden Voraussetzungen zu schaffen. Nur so können alle Mitarbeiter auf dem eingeschlagenen Kurs mitgenommen werden. Das Management muss regelmäßig informieren und Feedback einholen, aber auch unter den Mitarbeitern in Teams und Teamübergreifend müssen Möglichkeiten bestehen, Infos auszutauschen.
Die Kaffeemaschine ist in diesem Zusammenhang wichtig, sollte aber nicht der einzige Ort bleiben. Vielleicht startet man den Tag mal mit einem gemeinsamen Frühstück, oder man nutzt die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation zum intensiveren Abgleich untereinander, wie z.B. interne soziale Medien und Foren, Teams, Zoom.

5) Realisieren Sie erfolgreiche Projekte!

Klare Projektziele, eine gute Verbindung zu Projekt-Sponsoren und Entscheidungsträgern, sowie gut ausgebildete Projektleiter und Teammitglieder sind entscheidend für den Projekterfolg. Ein agiler Ansatz kann ebenfalls in Erwägung gezogen werden, um Projekte kurz und effektiv zu gestalten. Langläufer sind zu vermeiden. Kurz und knackig sollte das Projekt sein.

Manchmal machen bereits kleine Schritte den Unterschied. Viel Erfolg bei der Umsetzung dieser Empfehlungen!

Was sind Ihre Erfahrungswerte in Projekten? Teilen Sie uns diese gerne mit.

Egon Körner